Como nos preparamos para la planificación de Sprint

OK, el día de la planificación de Sprint se aproxima rápidamente. Una lección que hemos aprendido una y otra vez es:

Lección: Asegúrate de que la Pila de Producto está perfectamente lista antes de la reunión de planificación de Sprint.

¿Y esto qué significa? ¿Que todas las historias deban estar perfectamente bien definidas? ¿Qué las estimaciones sean correctas? ¿Qué todas las prioridades hayan sido fijadas? ¡No, no y no! Lo que significa realmente es:

¡La pila de producto debe existir! (¿Podéis imaginároslo?)
Debería haber una Pila de Producto y un dueño de producto (por producto, claro).
Todos los elementos importantes deberían tener ratios de importancia asignados, diferentes ratios de importancia. En realidad, da igual si los elementos menos importantes tienen todos el mismo valor, ya que probablemente no se discutirán durante la planificación de Sprint en cualquier caso. Cualquier historia sobre la que el Dueño de Producto piense que tiene una remota posibilidad de incluirse en el Sprint debería tener un nivel de importancia único definido. El ratio de importancia se emplea solo para ordenar los elementos por relevancia. Así que si el elemento A tiene una importancia de 20 y el elemento B una importancia de 100, simplemente significa que B es más importante que A. No significa que B sea cinco veces más importante que A. Si B tuviera una importancia de 21, ¡aun significaría lo mismo! Es útil dejar espacio entre la secuencia de números por si aparece un elemento C que es más importante que A pero menos importante que B. Por supuesto, le podríamos dar un ratio de importancia de 20,5 a C, pero queda mal, así que en vez de ello dejamos espacio entre números.
El dueño de producto debe comprender cada historia (normalmente él es el autor, pero en algunos casos otras personas añaden solicitudes, que el Dueño de Producto puede priorizar). No necesita saber cómo exactamente debe implementarse, pero debería entender por qué la historia está ahí.

Nota: Otras personas aparte del Dueño de Producto pueden añadir sus historias a la Pila de Producto. Pero no pueden asignarles niveles de importancia, ese es un cometido exclusivo del Dueño de Producto. Tampoco pueden establecer estimaciones, ese es un cometido exclusivo del equipo.

Otras aproximaciones que hemos intentado o evaluado:

Usar Jira (nuestro sistema de seguimiento de errores) para almacenar la Pila de Producto. La mayoría de nuestros Dueños de Producto encuentran que deben hacer demasiados “clicks” en ella. Excel está bien, y es fácil de manejar directamente. Puedes añadir códigos de color fácilmente, reordenar los elementos, añadir nuevas columnas, notas, importar y exportar datos, etc. Todo ello “ad-hoc”.
Utilizar una herramienta de soporte a procesos ágiles, como VersionOne, ScrumWorks, XPlanner, etc. Todavía no hemos conseguido probar ninguna de ellas, pero probablemente lo haremos.